Was ist ein Review, was bringt es mir und wie gehe ich es an?

Bei Xenium sehen wir Reviews als Chance, nicht als Hürde. Daher beleuchten wir, wie Reviews nicht nur zur Qualitätssicherung und Krisenbewältigung, sondern auch als spezifisches Review-Format für Risiko-, Problem- oder Themenmanagement dienen können.

Woran denken unsere Kunden, wenn der Begriff Review auftaucht? Wir haben sie gefragt, und die Antworten auf unserem Review-Forum zeigen ein Spektrum von Revision und Qualitätsmanagement über Zertifizierung und ISO 19011 bis zu Außensicht und Besserwisser. Die Antworten fokussieren sich auf formalisiertes Vorgehen im Kontext Qualitätssicherung oder Krisenprojekte.   

Aber warum nicht Reviews als Chance sehen, sich in verschiedenen Projektsituationen einen möglichst neutralen Blick auf das Projekt zu verschaffen?

Befindet sich dieses noch am Anfang, lassen sich frühzeitig Weichen stellen und Risiken identifizieren. In laufenden Projekten ist die Zukunft mitunter unklar und eine Standortbestimmung gefragt. Leider findet ein Review oft erst dann Anwendung, wenn ein Projekt in der Krise steckt und schnelle Lösungen gefragt sind.

Zwar kann ein Review eine Zertifizierung sein, die formalen Kriterien folgt. Die Stärken der Methode liegen unserer Erfahrung nach jedoch im Einsatz als risiko-, problem- oder themenorientiertes spezifisches Review.

Wie wir vorgehen

Was wir in zahlreichen Reviews gelernt haben: Ein standardisiertes Reviewvorgehen erlaubt, sich auf die Inhalte zu konzentrieren. Gleichzeitig muss das Framework aber so flexibel sein, dass Besonderheiten im Kundenkontext berücksichtigt werden können. Mit folgendem Vorgehensmodell finden wir die notwendige Balance:

Aus unserer Sicht der wichtigste Erfolgsfaktor: Wir betrachten, planen und durchlaufen ein Review als ein Projekt mit konkreten Phasen und damit verbundenen Meilensteinen. Das hat für beide Seiten Vorteile, die Reviewten und die Reviewenden:

Für den Auftraggeber ist jederzeit transparent, wann welche (Zwischen-)Ergebnisse zu erwarten sind. Er versteht, was in einzelnen Phasen passiert; er kann nun selbst die erforderliche aktive Unterstützung und Mitarbeit besser planen. Somit ist er Teil des Projektes, nicht nur Betroffener.

Hierzu sind klare Kommunikationsstrukturen erforderlich. Regelmäßige Abstimmungen ermöglichen es, den Scope und Fokus im Verlauf des Reviews anzupassen. Das Reviewprojekt lässt sich also den Erkenntnissen entsprechend modifizieren.

Ziel des Reviews ist es, in relativ kurzer Zeit Ergebnisse zu erhalten; wenige Wochen sind der übliche Zeithorizont. Daher ist es wichtig, Sackgassen schnell zu erkennen, Alternativen und Lösungen zügig zu finden und umzusetzen. Hier können agile Methoden und Techniken wie Daily Standups, Kanban und Design Thinking eingesetzt werden.

Falls euch das Thema Review interessiert, hier eine gute Nachricht: In den nächsten Beiträgen teilen wir unsere Erfahrungen zu den einzelnen Phasen in Form einer kleinen Serie mit euch.