Mit einer gelungenen Ausschreibung zur digitalen Verwaltung

Kunden, Mitarbeiter und der Gesetzgeber erwarten eine moderne, digitale öffentliche Verwaltung. Mit der Vorbereitung der Ausschreibung für ein neues Fachverfahren mit digitaler Aktenführung haben wir eine öffentliche Verwaltung für die digitale Welt fit gemacht.

Case Study

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung stellt Städte und Kreise vor enorme Herausforderungen. Denn die Digitalisierung umfasst mehr als die Installation einer neuen Software. Sie umfasst das Hinterfragen aller auf Papierakten basierenden Prozesse, die Schaffung neuer elektronischer Kommunikationskanäle für Kunden sowie die Etablierung medienbruchfreier Kommunikation mit anderen Behörden. 

Neben der Erhebung der bestehenden und Planung der neuen Prozesse, einer umfassenden Aufnahme der Anforderungen und der Prüfung ihrer technischen Umsetzbarkeit umfasst die initiale Phase der Digitalen Transformation oftmals eine (europaweite) Ausschreibung zur Beschaffung der angestrebten Lösung. Dieser Prozess und insbesondere die Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen ist von einer öffentlichen Behörde aufgrund begrenzter Ressourcen im Alleingang oft nur schwer zu stemmen.

Unser Kunde, eine öffentliche Verwaltung, stand vor dieser Herausforderung. Nicht nur forderte der Gesetzgeber mit dem Onlinezugangsgesetz und dem E-Government-Gesetz von unserem Kunden bis Ende 2022 die elektronische Verfügbarkeit von Verwaltungsleistungen mit medienbruchfreien Verfahren. Auch Kunden und Mitarbeiter erwarteten eine Modernisierung des Status Quo. Dies wurde umso dringlicher, als in einem vorherigen durch Xenium geleiteten Vor-Projekt erkannt wurde, dass das bislang eingesetzte Fachverfahren vor Ablauf der Wartung stand und keine zukunftsfähige Basis für eine moderne digitale Verwaltung darstellte. Ein neues Fachverfahren musste her.

Mit dieser Ausgangslage wurden wir damit beauftragt, innerhalb von 5 Monaten die Anforderungserhebung und Ausarbeitung der Ausschreibungsdokumente für das neue Fachverfahren zu übernehmen.

Erfolgreich ausschreiben

Das richtige Team zusammenstellen

Als einer der Erfolgsfaktoren der Ausschreibungsvorbereitung erwies es sich, ein schlagkräftiges Projekt-Team mit klaren Verantwortungen zusammenzustellen. Wir unterteilten das Projektteam hierfür in ein voll für das Projekt verfügbares Kernteam und ein erweitertes Team. 

Zum Kernteam zählten ein interner Projekt-Verantwortlicher und jeweils ein Vertreter der relevanten Fachbereiche. Außerdem umfasste das Kernteam zwei unserer Xenium-Berater, welche die inhaltliche Aufnahme und Abstimmung der Anforderungen verantworteten, die Systemlandschaft analysierten, Marktstudien durchführten und das Anforderungsdokument erstellten. 

Das erweiterte Projektteam umfasste die Key-Anforderer und Team-Leads der einzelnen Fachbereiche, den Projekt-Sponsor, sowie Vertreter der Gremien (z.B. Personalratsvertreter und Datenschutzbeauftragte). Um frühzeitig Stolpersteine aufzudecken, zogen wir außerdem Vertreter des Rechtsamts und der internen Vergabestelle hinzu. Unser Bestreben war es, das erweiterte Projektteam durch eine offene Kommunikation aktiv in das Projekt einzubeziehen und eine Begeisterung für die Digitale Transformation zu erwecken. Durch einen Multiplikatoreneffekt wurde diese Begeisterung in die gesamte Belegschaft weitergetragen.

Das Gesamtbild durchleuchten

Die Einführung eines neuen Fachverfahrens mit digitaler Aktenführung und elektronischen Workflows berührt fast alle Prozesse einer öffentlichen Verwaltung. Um ein umfassendes Gesamtbild der Anforderungen an das neue Fachverfahren aufzunehmen, entwickelten wir eine breit ausgerichtete, kaskadierende Interviewstrategie, ähnlich einem Schneeballsystem:

Abbildung: Interviewstrategie mit Schneeballprinzip

In jedem unserer Interviews baten wir um eine Empfehlung, mit welchen Interviewpartnern wir jeweils als nächstes sprechen sollten. Auf diese Weise konnten wir schnell die Key-Anforderer identifizieren und zügig eine breite Anforderungsabdeckung erzielen. Die aufbereiteten und dokumentierten Anforderungen ließen wir in Workshops von Kleingruppen reviewen, um zu überprüfen, ob sich alle Anforderer mit den Ergebnissen identifizierten. Durch Workshops mit dem Top-Management und Gremienvertretern stellten wir gleichzeitig sicher, dass das erarbeitete Konzept die strategischen Ziele des Auftraggebers unterstützte und den Anforderungen der Belegschaft Rechnung trug.

Flexibel auf neue Anforderungen reagieren

Wie schafft man es, gleichzeitig ein stabiles und konsistentes Ausschreibungsdokument zu erstellen und trotzdem flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren?

Um auf neue und geänderte Anforderungen flexibel reagieren zu können, verwendeten wir einen eigens von uns konzipierten Dokumentengenerator. Die Idee des Generators ist es, die Beschreibung der Anforderungen unformatiert und getrennt von den eigentlichen Ausschreibungsdokumenten zu pflegen. Die Ausschreibungsdokumente selbst werden automatisiert auf Basis der Beschreibungen erstellt. Dies erlaubt eine einfache Pflege der Anforderungen ohne den Aufwand für formale Anpassungen an den Dokumenten. Die Dokumente können auf Knopfdruck jederzeit neu erzeugt werden.

Zudem ermöglichte es uns der Generator, in einem Kollaborationsmodus gemeinsam mit Mitarbeiter:innen unseres Kunden an den Ausschreibungsdokumenten zu arbeiten, da Änderungen jederzeit automatisiert ergänzt werden konnten, ohne die Konsistenz der Dokumente zu gefährden.

Die richtige Bewertungsmethode wählen

Durch die Wahl der richtigen Bewertungsmethode kann die Qualität einer angebotenen Leistung in Relation zu ihrem Preis abgewogen und mit anderen Angeboten verglichen werden. Dabei muss bei der Wahl der Bewertungsmethode darauf geachtet werden, dass die Methode vergaberechtlich nicht zu beanstanden ist. 

Wir empfahlen unserem Kunden hierfür eine Bewertung nach erweiterter Richtwertmethode, sowie die Durchführung von zwei Verhandlungsrunden. Während die einfache Richtwertmethode eine Gleichgewichtung von Qualität und Preis vorsieht, ermöglicht es die erweiterte Richtwertmethode die Qualität als Abschlusskriterium zu bestimmen. Falls die bestbewerteten Angebote innerhalb eines Schwankungsbereiches liegen, gibt die Qualität den Ausschlag. Durch die Durchführung mehrerer Verhandlungsrunden erhalten Bieter wiederum die Möglichkeit, ihre Angebote mit Blick auf die gestellten Anforderungen nachzuschärfen.

Das Ergebnis: Fundierte Anforderungen und termingerechte Veröffentlichung

Durch die oben beschriebenen Schritte konnten wir die Ausschreibungsdokumente für das neue Fachverfahren innerhalb der vereinbarten fünf Monate fertigstellen und veröffentlichen. Die kontinuierliche und transparente Kommunikation des Projektteams über den Stand der Anforderungserhebung an die Belegschaft, die beteiligten Gremien und das Management schuf die Basis für eine breite Akzeptanz des zukünftigen Fachverfahrens.