"Kannst du das bitte kurz mal machen?" Diesen Satz kennt wohl jeder.
Vielleicht übernimmt man die spontane Aufgabe sogar gerne. In jedem Fall fühlen sich solche Aufgaben „auf Zuruf“ dringlich an und motivieren, sie direkt anzugehen, egal was eigentlich gerade ansteht. Das birgt gleich mehrere Tücken: Durch den Kontextwechsel verliert man den Fokus und es entsteht eine Rüstzeit. Einmal beim Hineindenken in die ungeplante Aufgabe und dann wieder beim Zurückkehren in das vorherige Thema.
Auch bleibt offen, wie die tatsächlichen Prioritäten sind. Es entsteht eine neue angefangene Aufgabe, andere Tätigkeiten bleiben unverrichtet liegen.
All das sind große Produktivitätsfresser.
Um das Problem anzugehen, sollte die ungeplante Arbeit zunächst sichtbar gemacht werden. Nutzt du für deine Aufgabenplanung bereits einen Kalender, eine Checkliste oder ein Kanban-Board? Dann dokumentiere die ungeplante Arbeit genau dort! Anschließend kannst du auswerten: Welche Art von Arbeit ist das? Wie viel ist das überhaupt? Woher kommt sie?
Damit kann man dann nach Lösungen suchen: Lässt sich die Arbeit vielleicht von Anfang an planen? Wenn nicht, kann man mit Führungskräften, Kolleg:innen, und anderen Stakeholdern ins Gespräch gehen, um Auswirkungen und Erwartungen zu klären. Lässt sich ein Teil der ungeplanten Arbeit nicht mit vertretbarem Aufwand vermeiden, kann es eine Idee sein sie zu begrenzen, z.B. durch einen festen Puffer oder eine designierte Timebox.
