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Xenium

Mache ungeplante
Arbeit sichtbar

Erkenne und visualisiere­ ungeplante Arbeit. Sie erzeugt Unsicherheit­ und Reibungs­verluste durch Rüstzeiten.

Welchen Anteil an der Arbeit nimmt ungeplante Arbeit ein? Kannst du etwas tun, um sie früher zu erkennen und zu geplanter Arbeit zu machen?

"Kannst du das bitte kurz mal machen?" Diesen Satz kennt wohl jeder.

Vielleicht übernimmt man die spontane Aufgabe sogar gerne. In jedem Fall fühlen sich solche Aufgaben „auf Zuruf“ dringlich an und motivieren, sie direkt anzugehen, egal was eigentlich gerade ansteht. Das birgt gleich mehrere Tücken: Durch den Kontext­wechsel verliert man den Fokus und es entsteht eine Rüstzeit. Einmal beim Hinein­denken in die ungeplante Aufgabe und dann wieder beim Zurück­kehren in das vorherige Thema.

Auch bleibt offen, wie die tatsächlichen­ Prioritäten­ sind. Es entsteht eine neue angefangene­ Aufgabe, andere Tätigkeiten­ bleiben unverrichtet­ liegen.

All das sind große Produktivitäts­fresser.

Um das Problem anzugehen, sollte die ungeplante Arbeit zunächst sichtbar gemacht werden. Nutzt du für deine Aufgaben­planung bereits einen Kalender, eine Checkliste oder ein Kanban-Board? Dann dokumentiere­ die ungeplante Arbeit genau dort! Anschließend­ kannst du auswerten: Welche Art von Arbeit ist das? Wie viel ist das überhaupt? Woher kommt sie?

Damit kann man dann nach Lösungen suchen: Lässt sich die Arbeit vielleicht von Anfang an planen? Wenn nicht, kann man mit Führungs­kräften, Kolleg:innen­, und anderen Stake­holdern ins Gespräch gehen, um Auswirkungen­ und Erwartungen­ zu klären. Lässt sich ein Teil der ungeplanten Arbeit nicht mit vertretbarem­ Aufwand vermeiden, kann es eine Idee sein sie zu begrenzen, z.B. durch einen festen Puffer oder eine designierte­ Timebox.