Was ist ein Audit, was bringt es mir und wie gehe ich es an?

Bei Xenium sehen wir Audits als Chance, nicht als Hürde. Daher beleuchten wir, wie Audits nicht nur zur Qualitätssicherung und Krisenbewältigung, sondern auch als spezifisches Review für Risiko-, Problem- oder Themenmanagement dienen können.

Woran denken unsere Kunden, wenn der Begriff Audit auftaucht? Wir haben sie gefragt, und die Antworten auf unserem Audit-Forum zeigen ein Spektrum von Revision und Qualitätsmanagement über Zertifizierung und ISO 19011 bis zu Außensicht und Besserwisser. Die Antworten fokussieren sich auf formalisiertes Vorgehen im Kontext Qualitätssicherung oder Krisenprojekte.   

Aber warum nicht Audits als Chance sehen, sich in verschiedenen Projektsituationen einen möglichst neutralen Blick auf das Projekt zu verschaffen?

Befindet sich dieses noch am Anfang, lassen sich frühzeitig Weichen stellen und Risiken identifizieren. In laufenden Projekten ist die Zukunft mitunter unklar und eine Standortbestimmung gefragt. Leider findet ein Audit oft erst dann Anwendung, wenn ein Projekt in der Krise steckt und schnelle Lösungen gefragt sind.

Zwar kann ein Audit eine Zertifizierung sein, die formalen Kriterien folgt. Die Stärken der Methode liegen unserer Erfahrung nach jedoch im Einsatz als risiko-, problem- oder themenorientiertes spezifisches Review.

Wie wir vorgehen

Was wir in zahlreichen Audits gelernt haben: Ein standardisiertes Auditvorgehen erlaubt, sich auf die Inhalte zu konzentrieren. Gleichzeitig muss das Framework aber so flexibel sein, dass Besonderheiten im Kundenkontext berücksichtigt werden können. Mit folgendem Vorgehensmodell finden wir die notwendige Balance:

Aus unserer Sicht der wichtigste Erfolgsfaktor: Wir betrachten, planen und durchlaufen ein Audit als ein Projekt mit konkreten Phasen und damit verbundenen Meilensteinen. Das hat für beide Seiten Vorteile, die Auditierten und die Auditierenden:

Für den Auftraggeber ist jederzeit transparent, wann welche (Zwischen-)Ergebnisse zu erwarten sind. Er versteht, was in einzelnen Phasen passiert; er kann nun selbst die erforderliche aktive Unterstützung und Mitarbeit besser planen. Somit ist er Teil des Projektes, nicht nur Betroffener.

Hierzu sind klare Kommunikationsstrukturen erforderlich. Regelmäßige Abstimmungen ermöglichen es, den Scope und Fokus im Verlauf des Audits anzupassen. Das Auditprojekt lässt sich also den Erkenntnissen entsprechend modifizieren.

Ziel des Audits ist es, in relativ kurzer Zeit Ergebnisse zu erhalten; wenige Wochen sind der übliche Zeithorizont. Daher ist es wichtig, Sackgassen schnell zu erkennen, Alternativen und Lösungen zügig zu finden und umzusetzen. Hier können agile Methoden und Techniken wie Daily Standups, Kanban und Design Thinking eingesetzt werden.

Falls euch das Thema Audit interessiert, hier eine gute Nachricht: In den nächsten Beiträgen teilen wir unsere Erfahrungen zu den einzelnen Phasen in Form einer kleinen Serie mit euch.

Titelbild: Andrea Piacquadio von Pexels