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Projektbeispiele

Wie gehen wir vor und wie profitieren Auftraggeber von unserer Expertise? Die Antworten sind so individuell, wie die Herausforderungen jedes einzelnen Projektes.

Anhand konkreter Beispiele aus dem Rollout-Management und der Prozessanalyse zeigen wir, welche Schwerpunkte Xenium jeweils setzte, wie wir Schwierigkeiten begegneten und welche Lösungen erfolgreich waren.

Rollout-Management: strukturiert und effizient ans Ziel

Xenium unterstützte einen Kunden aus der Automobilbranche, ein globales SAP-FICO-System einzuführen, um damit die Finanzprozesse zu standardisieren. Die Herausforderungen dabei: ein enges Zeitfenster und nur ein möglicher Go-Live-Termin – der Jahreswechsel.

1000+

Change-Requests
pro Rollout

31.12.

einzig möglicher
Go-Live-Termin

2+

Länder pro Jahr
voll ausgerollt

Herausforderungen

  • Nach der Pilotierung soll das neue Finanzsystem möglichst schnell in weitere Märkte ausgerollt werden. Aber auch Märkte, die schon auf das neue Finanzsystem umgestellt haben, müssen neue Releases übernehmen und zusätzlich marktspezifische Besonderheiten testen.
  • Nach vier Go-Lives in zwei Jahren soll das neue Finanz-System zukünftig in zwei weitere Märkte pro Jahr ausgerollt werden. Es wird erwartet, dass die Rollouts effizienter werden, da es trotz lokaler Anpassungen Wiederholungen im Ablauf gibt.
  • Für einen Rollout setzten wir über 1.000 Change Requests um. Wie finden Anwender heraus, ob sich einzelne Änderungsanforderungen auf ihre Arbeit auswirken?

Unser Beitrag

  • Wir arbeiteten ein Konzept zum gestaffelten Deployment aus, das den Rollout für neue Märkte pünktlich zum Jahreswechsel garantierte; alle anderen Standorte erhielten das neue Release Mitte Februar.
  • Wir erstellten Checklisten zur Vorbereitung des Systems auf den Rollout. Das Team für den technischen Rollout kann damit bei jedem Rollout den Cut-Over-Plan überprüfen.
  • Wir entwickelten ein Konzept für Release Notes, in denen die wesentlichen Änderungen verständlich dargestellt werden.

Erfolge

  • Der Go-Live für neue Märkte erfolgte pünktlich zum Jahreswechsel. Gleichzeitig gelang es uns für bestehende Standorte sechs Wochen zusätzliche Zeit zu gewinnen – für Regressionstests von Ländern, die das System bereits nutzten.
  • Bei den letzten zwei Rollouts konnten die Systeme ohne Verzögerungen bereitgestellt werden. Auch das Deployment lief reibungslos.
  • Mithilfe strukturierter Release Notes ist es für die Anwender einfacher, Änderungen nachzuvollziehen.

Prozessanalyse: offen für neue Wege

Vor der Einführung einer ERP-Standardsoftware unterstützten wir ein Logistikunternehmen, Prozesse zu vereinheitlichen und verständlich zu dokumentieren. Effizientere Abläufe sollten durch verbesserte Systemunterstützung und optimierte Prozesse erreicht werden. Der Knackpunkt: Luft- und Seefracht sprechen nicht immer die gleiche Sprache.

34

Prozesse

10

Mitglieder im Kernteam

50+

geschulte Mitarbeiter

Herausforderungen

  • Die Stakeholder starteten mit zahlreichen Erwartungen und z.T. unkonkreten Vorstellungen zur Vorgehensweise und Zielsetzung in das Projekt.
  • In den verschiedenen Bereichen verwendeten sie unterschiedliche Dokumentationsmethoden für die Modellierung. Es gibt viele Begriffe, die in Luft- und Seefracht andere Bedeutungen haben.
  • Auch mit umfangreichen Vorgaben und praktischen Beispielen benötigen Modellierer einen Ansprechpartner für Zweifelsfälle und Unklarheiten.

Unser Beitrag

  • Mit plakativen Fragen, wie »Womit verdienen wir Geld?«, haben wir uns auf die wichtigsten Kernpunkte fokussiert. Ziel war ein gemeinsames Verständnis für das große Ganze zu erhalten.
  • Wir entwickelten eine Modellierungsmethode, die sich am EPK-Standard orientiert. Dabei integrierten wir bewährte Ansätze bestehender Dokumentationsmethoden. Wir durften jedoch vom Standard abweichen, wenn die Prozessdarstellung dadurch verständlicher wurde.
  • Wir waren jederzeit Ansprechpartner für Modellierer. Zusätzlich sind wir aktiv auf sie zugegangen, wenn uns im Review unklare Notationen auffielen. Durch diese Reviews stellten wir eine hohe Gesamtqualität und Konsistenz sicher.

Erfolg

  • Wir erarbeiteten eine von allen Bereichen akzeptierte Prozessstruktur als Basis für die weitere Detaillierung.
  • In der neuen Modellierungsmethode ist eine plausible Prozessdarstellung wichtiger als formale Korrektheit. Dadurch hat sie sich als neuer Standard etabliert.
  • Qualitativ hochwertige Prozessmodelle bilden die Basis für die Einführung der Standard-Software.

Offene Worte

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