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Wie zu hohe Hürden Bieter abschrecken

Xenium ist schon seit einigen Jahren sehr intensiv in Projekten des öffentlichen Sektors aktiv. Die Projektbeauftragungen dazu erfolgen aufgrund der europäischen und deutschen Vergaberichtlinien nur über dedizierte Ausschreibungen. Wir unterstützen Kunden bei der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen, aber wir treten auch selbst als Bieter für solche auf.

Durch etablierte Kundenbeziehungen können wir Ausschreibungen mit den Hintergrundinformationen aus vorangegangenen Projekten deutlich leichter verstehen, bewerten und beantworten. Dennoch durchsucht auch Xenium die einschlägigen Portale nach Ausschreibungen bei Auftraggebern ohne bestehende Kundenbeziehungen. 

Anhand von drei Beispielen will ich erläutern auf welche Hürden wir häufig stoßen und was Auftraggeber daraus lernen können. Insbesondere, wenn sie ein möglichst breites, aber dennoch hochwertiges Teilnehmerfeld anstreben.

 

Nicht relevante Ausschluss- oder sehr einschränkende Bewertungskriterien

Häufig entdecken wir – was den Auftragsgegenstand angeht – interessante Ausschreibungen, bei denen wir eine hohe Überdeckung mit unserem Leistungsspektrum feststellen. Beim Blick in die Ausschlusskriterien zeigt sich aber schnell, dass sich die Angebotserstellung nicht lohnt.   

So zum Beispiel bei der Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie für ein Ministerium: Es wurden hier nicht nur Erfahrungen mit der Erstellung von Digitalisierungsstrategien für „oberste Bundesbehörden“ sondern auch gleich vorherige Zusammenarbeit mit religiösen Gemeinschaften gefordert. Oder eine Krankenkasse fordert nicht nur Erfahrung im Bereich „Datengetriebenes Unternehmen“, sondern es muss genau EINE passende Referenz vorgelegt werden, in der ein genau solches Projekt bei einer Krankenkasse durchgeführt wurde. Die Bieterfrage, ob man nicht beide Aspekte getrennt nachweisen könne (Erfahrung im Gesundheitssektor und datenzentrierte Projekte) wird abschlägig beantwortet. Ist das zwingend notwendig?  

Wir kennen die Hintergründe nicht und die Anforderungen können genauso berechtigt sein. Dennoch stellt sich bei mir häufig das Gefühl ein, dass die Ausschreibungen unnötig eng definiert sind. Dies kann Absicht sein, um einem schon präferierten Anbieter formal bessere Chancen zu verschaffen. Dass aber Auftraggeber häufig zu wenige oder nicht geeignete Rückmeldungen auf Ausschreibungen erhalten, konnte ich auf der „Beschaffungskonferenz“ 2019 in Berlin erfahren: Dort war eine zentrale Frage: „Wie erhalte ich geeignete Antworten auf meine Ausschreibungen?“. Meine Antwort: Häufig könnte allein durch eine etwas offenere Definition der Kriterien viel erreicht werden.

Offenheit für neue Ideen ist in Zeiten der Digitalisierung wichtiger denn je!

Ein sehr plakatives Beispiel aus einem Vortrag war für mich der Flughafen Tegel: Das bis dahin völlig unbekannte Architekturbüro Gmp der Architekten Meinhard von Gerkan und Volkwin Marg erhielt 1965 den Zuschlag – ohne jemals zuvor einen solchen Auftrag durchgeführt zu haben. Der Flughafen Tegel hat in der Folgezeit mit seinen kurzen Wegen und dem nutzerfreundlichen Setup (Security Check am Gate!) die Herzen der Berliner erobert.   

Das zeigt, dass die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Auftragsdurchführung nicht unbedingt darin bestehen, das Gleiche zuvor schon genau dreimal gemacht zu haben. Gerade in Bezug auf aktuelle Themen rund um das Schlagwort „Digitalisierung“ sollten frische, individuell mit und für den Kunden entwickelte Lösungen und Ansätze geschätzt werden.  

Fokus auf Fähigkeiten

In diesem Sinne plädiere ich dafür, in Ausschreibungen mehr auf die Fähigkeiten der Bieter zu schauen als auf hundertprozentig vergleichbare Referenzprojekte. Einen guten Weg hierzu sehe ich darin, die Bieter darlegen zu lassen (gerne auch über Referenzprojekte), in welchem Rahmen sie die notwendigen Fähigkeiten schon unter Beweis gestellt hat und warum diese Referenzen für den Auftragsgegenstand aussagekräftig sind. Dazu ist mir eine Ausschreibung besonders im Gedächtnis geblieben, in der Bieter ermutigt wurden auch dann teilzunehmen, wenn die Referenzprojekte nicht der gleichen Branche zuzurechnen sind. Es wurde stattdessen eine nachvollziehbare Begründung gefordert, warum der Bieter der Meinung ist, dass durch die eingereichten Referenzen die notwendigen Fähigkeiten nachgewiesen sind.  

Wenn wir die Mindestanforderungen erfüllen, schauen wir uns an, in welchem Verhältnis Chancen und Aufwand stehen. Kurz gesagt: Lohnt es sich? 

Unnötig aufwändige und komplexe Anforderungen an den Auftragnehmer

Dazu folgt der Blick in die einzureichenden Unterlagen: Die Bandbreite reicht vom reinen Bereitstellen der Beraterprofile, über kurze Beschreibungen von Referenzprojekten bis hin zu 20-seitigen Konzepten inklusive Projektplanung. Die Aussage, dass die Aufwände für den Bieter dem potenziellen Auftrag angemessen sein sollten, kann wahrscheinlich jeder unterschreiben.  

Dennoch finden sich immer wieder Ausschreibungen, bei denen für ein Projektmanagement-Auftrag von 20 PT/Jahr eine individuelle 5-seitige Detailplanung eingereicht werden soll. Oder dem Kunden soll vorab ein vollständiges und auf die individuelle Situation angepasstes Einführungskonzept für DevOps vorgelegt werden. Dadurch werden hohe – teilweise zu hohe - Hürden aufgebaut. 

Auch hier ist es möglich, dass die Ausschreibungsbedingungen genauso gewünscht und sinnvoll sind; zum Beispiel, wenn es mehrere Anbieter gibt, die den Auftraggeber gut kennen und mit Leichtigkeit ein solches Konzept vorlegen können. Trotzdem habe ich auch hier häufig das Gefühl, dass Auftraggeber potenzielle Bieter unbeabsichtigt abschrecken. 

Aufwändige Ausschreibung und dann kein Abruf? Gar nicht so selten!

Nicht nur inhaltlich sollten die Hürden angemessen sein, sondern auch in Bezug auf den Prozess: So konnten wir in verschiedenen Fällen in mehrstufigen Verfahren Rahmenverträge gewinnen. Der Weg dahin über Teilnahmewettbewerb, Angebotserstellung und Vor-Ort-Präsentationen ist sehr lang. In einigen Fällen erfolgt der Abruf der Leistung danach nur in sehr kleinem Umfang bzw. überhaupt nicht. Hier wird auf allen Seiten Energie für das Erstellen und Bewerten der Unterlagen, sowie die Präsentationstermine investiert, ohne einen späteren Nutzen zu ziehen. 

Ein weiteres Problem stellen zu komplexe Kombination der Bewertungskriterien da, wodurch Angriffspunkte für Klagen ermöglicht werden. So wurde eine Ausschreibung nachträglich annulliert, für die wir umfangreiche Referenzen und Profile im geforderten Format zusammengestellt hatten. Ein Anbieter war gegen die Ausschreibung aufgrund der wenig transparenten Bewertungsmethoden vorgegangen. 

Aus meiner Sicht führen komplexe Ausschreibungsdesigns sowohl für den Auftraggeber also auch für den Bieter zu unnötigem Mehraufwand. Von einem einfachen und nachvollziehbaren Vorgehen profitieren also beide Seiten. 

Zu wenige Informationen zum Auftragsgegenstand

Während ich mich bisher über ein „Zuviel“ (an einschränkenden Anforderungen oder einzureichenden Unterlagen) beklagt habe, will ich den Beitrag mit einem „Zuwenig“ abschließen: Gerade wenn vorab Konzepte gefordert sind, ist es für nicht mit dem Auftraggeber vertrauten Anbietern notwendig, dass alle relevanten Informationen in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sind. Wenn ein DevOps-Konzept erarbeitet werden soll, ist der verwendete Technologie-Stack wichtig. Vorteil an diesem „Mangel“ ist, dass hier über Bieterfragen notwendige Informationen nachgefragt werden können. Wird hier nur unzureichend geantwortet, sehen wir dies als Zeichen, dass hier ggf. schon Favoriten für den Auftrag im Rennen sind, und keine Offenheit für einen weiteren Anbieter mit neuen Perspektiven besteht. 

Ausdauer und Geduld sind gefragt

Insgesamt ist mein Fazit aus nun 1,5 Jahren verstärkter Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen durchwachsen. Trotz einiger Erfolge steht diesen ein nicht unbeträchtlicher Aufwand gegenüber. Dennoch haben wir uns auch in diesem Jahr vorgenommen, uns weiterhin an Ausschreibungen zu beteiligen, bevor wir noch einmal Bilanz ziehen.


 

Titelbild by Andrew McElroy on Unsplash

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