Das Projekt zur Implementierung einer neuen Planungssoftware startete vor über zwei Jahren. Ursprünglich sollte der komplette Rollout innerhalb zwei weiterer Jahre abgeschlossen werden. Doch längst hatte sich das Projekt zu einem umfangreichen Programm entwickelt. Die Ursachen hierfür waren: komplexe Schnittstellen zum bestehenden ERP-System, heterogene nationale und internationale Geschäftseinheiten sowie kritische Abhängigkeiten zu anderen Projekten. Das war die Situation, die ich zum Zeitpunkt meiner Beauftragung als externer Projektmanager vorgefunden habe.
Die ambitionierte Planung wurde ausgebremst: Die fachlichen Anforderungen hatten nicht die nötige Detailtiefe, die technischen Schnittstellen erwiesen sich als instabil, fehleranfällig und schwer skalierbar und die Umsetzung der Prozesse im neuen System gestaltete sich schwieriger als angenommen. Laufend ergaben sich neue Hürden, wie die Bereitstellung zehntausender Benutzeraccounts. Dieser wichtige Schritt in Richtung Digitalisierung der Organisation belastete das Projekt zusätzlich.
In Summe führte das zu aufwendigen Neuplanungen. Die Folge waren Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen und ein Vertrauensverlust von Anwendern und Stakeholdern. Der Abgang wichtiger Wissensträger und die Bindung von Schlüsselressourcen in anderen Projekten und Linientätigkeiten verschärften die Situation zusätzlich.
Das laufende Projekt war von Grund auf neu zu planen. Wir bewerteten die Prioritäten neu, schränkten weniger wichtige Anforderungen ein und bauten neue Kommunikationswege innerhalb des Projekts und zu den wichtigsten Stakeholdern auf. Allen Beteiligten war bewusst zu machen, wie stark die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten im und um das Projekt herum waren. Wir ermunterten die Fachbereiche, Verantwortung für das Gesamtbild zu übernehmen und ihre Ziele und Anforderungen entsprechend anzupassen. Regelmäßige Abstimmungen sorgten für die erforderliche Transparenz.
Wir stellten spezialisierte Fokus-Teams zusammen, die sich sofort um die kritischsten Herausforderungen kümmerten. Diese Teams bestanden aus technischen und fachlichen Spezialisten und erhielten das erforderliche Personal und die Unterstützung aus der Geschäftsführung.
Das Umfeld des Projekts war anspruchsvoll, geprägt von vielfältigen Herausforderungen, die teilweise in den komplexen Strukturen begründet waren. Die Phasen Bestandsaufnahme, Fokussierung und Projektneuausrichtung haben dazu beigetragen, Herausforderungen gezielter anzugehen. Wir haben folgende Maßnahmen umgesetzt:
Projekte können aus verschiedenen Gründen aus dem Gleichgewicht geraten. In unserem Fall war der Mangel an Ressourcen eine der Hauptursachen. In solchen Situationen ist es entscheidend, einen erfahrenen Projektmanagement-Experten hinzuzuziehen.
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine gründliche Bestandsaufnahme, eine laufende Neupriorisierung von Anforderungen, eine fokussierte Kommunikation sowie kontinuierliches Lernen aus den Erfahrungen. Eine regelmäßige Bestandsaufnahme trägt dazu bei, den aktuellen Status zu ermitteln und möglichen Problemen früh entgegenzuwirken.
Titelbild: Kervin Edward Lara von Pexels
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