Case Study

Unser Kunde hatte ein globales Ziel: die 15.000 Arbeitsplätze weltweit zukunftsweisend und standardisiert mit neuen Geräten auszustatten. Darüber hinaus wollte man ortsunabhängiges Arbeiten durch die Bereitstellung von Endgeräten wie Laptops und Tablets, eingebettet in eine moderne Arbeitsplatzarchitektur, ermöglichen. Die Modernisierung der Hard- und Software machte hierbei auch vor dem Betriebssystem nicht halt. Mit Blick auf das nahende Support-Ende von Windows 7 stand unser Kunde auch vor der Herausforderung, weltweit den Sprung auf Windows 10 stemmen zu müssen.

Das Rollout-Projekt stand unter großem Zeitdruck, da Microsoft den Support für das damals genutzte Windows-7-Betriebssystem nur noch bis Januar 2020 garantierte. Zusätzlich wurden die zeitlichen und organisatorischen Aufwände für den globalen Rollout und dessen Vorbereitung unterschätzt. Auch wichtige Rahmenbedingungen für einen erfolgreichen Rollout, wie zum Beispiel die Auswahl der Endgeräte oder eines Hardwarelieferanten, fehlten noch.

Unterstützung in der Krise

Als der Rollout-Plan in Verzug geriet, wurde Xenium mit an Bord geholt. Unser Team unterstützte den Kunden durch folgende Kernkompetenzen:

• Strategisches Programm-Management,
• Zentrales Anforderungsmanagement,
• Service-Provider-Management und
• Projektleitung am deutschen Hauptsitz.

Die richtige Wahl, Besetzung und Definition der Projektrollen war wegweisend für den Projekterfolg. Um eine hohe Wirksamkeit und einen engen Austausch auf allen Ebenen sicherzustellen, unterstützte Xenium in folgenden drei Rollen von der operativen Umsetzung bis zum Lenken strategischer Themen:

Programm-Management

Die Übernahme der Rolle des Programm-Managements übertrug Xenium die Gesamtverantwortung für den Erfolg des Rollouts auf globaler Ebene. Im Fokus standen hierbei das Koordinieren der lokalen Projektleiter:innen in den weltweiten Regionen, das programmweite Change-Request-Management und das Reporting bis auf Vorstandsebene.

Projektleitung

Für den Rollout am deutschen Hauptsitz stellten wir den verantwortlichen Projektleiter. Folgende Aufgaben bildeten den operativen Schwerpunkt dieser Rolle und sicherten eine hohe inhaltliche Nähe zum Rollout: Die Führung des IT-Service-Providers, die Koordination von Anwendertrainings, Qualitätssicherung, Fortschrittskontrolle, Hardware-Beschaffung, Bedarfsprognosen, Pool-Mailbox-Administration, das Monitoring der Anwendertickets und die Koordination von Sonder-Rollouts – beispielsweise für den Betriebsarzt oder die Kantine.

Anforderungsmanagement

Auf Basis langjähriger Erfahrung unterstützte unser Anforderungsmanager den Kunden bei der Auswahl der geeigneten Hardware und des IT-Service-Providers. In enger Zusammenarbeit mit unserem Kunden legten wir Kriterien fest, auf deren Basis Hardware und IT-Service-Provider ausgewählt wurden. Auch bei der Formulierung und Verhandlung des Lastenhefts zur Festlegung des inhaltlichen und kommerziellen Umfangs des Rollouts setzten wir uns aktiv ein.

Ein erfolgreicher Rollout

Durch diese und weitere Maßnahmen, beherztes Handeln und enge Zusammenarbeit der wichtigsten Stakeholder, konnte unser Kunde die globale Modernisierung und Standardisierung von Arbeitsplätzen innerhalb der ursprünglichen Zeitvorstellungen doch noch umsetzen. Somit konnten nicht nur die Risiken durch das Support-Ende von Windows 7 abgewendet werden, sondern unser Kunde war auch rechtzeitig vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie technisch in der Lage, seinen Mitarbeitenden mobiles Arbeiten zu ermöglichen.

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Mehr Infos zum Projekt und unsere Learnings daraus finden Sie in dem ausführlichen Artikel "Wie ein weltweiter Rollout trotz Krise gelingen kann".