Thomas Aschauer, Xenium-Partner und Experte für Krisenprojekte, hat drei Tipps, um kritische IT-Projekte aus dem Nebel zu führen. Diese hat er gemeinsam mit Nicole Weidner, Associate Partnerin und Expertin für komplexe IT-Architektur, aufgeschrieben.

 

1. Überblick verschaffen  

Steckt ein Projekt in der Krise, gibt es mehr Probleme, als Teams kurzfristig lösen können. Wo also anfangen?  Da, wo am lautesten gerufen wird? Das gilt nicht immer und kann sogar in die Irre führen: Sichtbare Probleme sind oft Folge von tieferliegenden Ursachen. Das Abarbeiten an Symptomen verbrennt nur unnötig Energie, die dann zur langfristigen Problemlösung fehlt.  

Thomas empfiehlt daher ein Audit. Ziel des Audits ist es, Problemherde zu identifizieren und auch Lösungswege aufzuzeigen, wie man wieder auf einen guten Pfad kommt.  

Aus Gesprächen mit dem Projektteam, dem Auftraggeber und allen wichtigen Stakeholdern erstellt Xenium eine Zusammenfassung der aktuellen Situation und erarbeitet gemeinsam Vorschläge für erste Maßnahmen. Zu Beginn ist unsere Aufgabe, zuzuhören und Gesprächspartnern so zu begegnen, dass sie Vertrauen aufbauen und sich uns öffnen können. Wir legen Wert auf die Vertraulichkeit jedes einzelnen Gesprächs. Auf dieser Basis können wir dann Workshops mit mehreren Beteiligten auf die Beine stellen, um Lösungen zu erarbeiten.  

Jedes Projekt hat individuelle Herausforderungen. Die Kunst ist es, verschiedene Perspektiven einzunehmen – sowohl bei der Problemanalyse als auch bei der Lösungsfindung. Meist zeigen sich schnell Schwerpunkte in einem der folgenden Bereiche:   

 

• Fachliche Komplexität des Vorhabens,  

• technische Herausforderungen in der Gesamt-IT-Landschaft oder im zu entwickelten System,   

• Projektorganisation oder deren Einbettung in die Gesamtorganisation.  

 

Steht der Turn-Around-Plan, gilt es, an der Umsetzung zu arbeiten – gemeinsam mit allen Beteiligten.  

 

2. Ballast abwerfen  

Ballast abwerfen heißt, nur an den wirklich relevanten Baustellen zu arbeiten. Denn:  

 "In einer Krisensituation kann man nie alles gleichzeitig machen."

In der agilen Entwicklung gibt es das Konzept des Minimal Viable Product (MVP). Durch die Konzentration auf das Wesentliche stellen wir früh erste zentrale Funktionen bereit. Weitere Funktionen werden nach und nach ergänzt. Der richtige Fokus ist gerade in Krisenprojekten sinnvoll und immer ein Hebel, an dem Sie ansetzen sollten. Einen Einblick in die fachliche Fokussierung bietet der folgende Blog-Artikel zu einem eCommerce-Projekt in der Krise. 

Fokussierung hilft auch im Projektmanagement oder bei begleitenden Projektaktivitäten. Wieder ist die Frage zu klären: Was ist jetzt wirklich wichtig?  

In einem unserer Projekte wurden durch die Einführung eines neuen Systems Synergieeffekte mit einer übergreifenden Optimierung der IT-Landschaft identifiziert. Leider brachte die Optimierung immer neue Fragestellungen auf, die das Projekt belasteten und den Fortschritt zur Einführung der neuen Funktionen bremsten. In der Krise wurde daher die Optimierung weiterer Schnittstellen und Modernisierung der Infrastruktur zurückgestellt, um die Kernfunktionen kurzfristig bereitstellen zu können. Die Diskussionen zum Umbau der IT-Landschaft werden nun parallel durch ein dediziertes Team weiterverfolgt. Die notwendigen Änderungen werden nach dem GoLive des neuen Systems eingeplant. 

 

3. Lieferfähigkeit und Vertrauen wiederherstellen   

Ziel ist es, durch die sorgfältig ausgewählten Maßnahmen wieder handlungsfähig zu werden. Verfolgen Sie diese Maßnahmen konsequent, stellen sich schon bald kleine Erfolge ein. Schritt für Schritt wird Vertrauen wieder hergestellt: das Vertrauen der Stakeholder in das Projektteam sowie das Vertrauen der Projektleitung in das Management.  

Auch das Selbstvertrauen des gesamten Teams in die eigene Lieferfähigkeit ist neu aufzubauen. Das funktioniert Thomas zufolge am besten mit Empathie und Konsequenz. Gerade Krisen sind ein Anlass, Schlüsselpersonen für die anstehende Aufgabe von anderen Verpflichtungen zu entlasten. Oder lang schwelende Konflikte ans Licht zu bringen und aufzulösen. Dabei kann es notwendig sein, einzelne Positionen neu zu besetzen oder neue Positionen zu schaffen.  Gab es beispielsweise in der Vergangenheit im Projekt keine Ressourcen für ein geordnetes Anforderungsmanagement, zeigt die Besetzung einer solchen Rolle dem Team, dass Anliegen ernst genommen werden.  

 

 

Weitere Einblicke gibt ein Interview mit Thomas Aschauer bei der Forbes. Dort beantwortet er auch Fragen über seinen Weg zum Partner und zur zukünftigen Entwicklung von Xenium.

 

 

Titelbild: Luke Richardson von Unsplash